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Política Institucional de Controles Internos e Conformidade

1. Esta Política estabelece as diretrizes para o sistema de controles internos e conformidade das entidades do Sicoob, e aplica-se a todos os seus administradores, empregados, estagiários e prestadores de serviços.
2. Para fins desta Política, são consideradas as seguintes definições:
a) entidades do Sicoob: cooperativas centrais e singulares, e entidades do Centro Cooperativo Sicoob (CCS);
b) entidades do CCS: Sicoob Confederação, Banco Sicoob, suas empresas controladas e fundação patrocinada, Fundo de Estabilidade e Liquidez do Sicoob e Instituto Sicoob.
3. Tem por objetivo estabelecer os princípios a serem observados para assegurar o fortalecimento do sistema de controles internos e o efetivo gerenciamento do risco de conformidade, de acordo com a complexidade dos processos, bem como enfatizar que a responsabilidade pelas atividades de controles internos e de conformidade é de todos os empregados, em seus diversos níveis hierárquicos.
4. A estrutura de controles internos e conformidade do Sicoob é formada por:
a) órgãos de governança: estrutura existente em cada entidade, responsável pela adequação do ambiente de controles internos e conformidade;
b) primeira linha de defesa: áreas operacionais e de negócios, responsáveis primários por identificar, avaliar, tratar, controlar, monitorar e reportar os riscos de suas áreas, de forma alinhada às diretrizes internas, regulamentações,
políticas e aos procedimentos aplicáveis;
c) segunda linha de defesa: estrutura, existente em cada entidade, responsável pelo acompanhamento dos controles internos, conformidade e gerenciamento de riscos, atuando como facilitadora na implementação de práticas eficazes e
metodologias de controles internos, conformidade e gerenciamento de riscos, bem como dar suporte às áreas de negócios e operacionais, de forma consultiva;
d) terceira linha de defesa: auditoria interna, contratada diretamente pelas entidades do Sicoob ou exercida por equipe própria;
e) supervisão auxiliar: estrutura existente em cada central, responsável por acompanhar de forma indireta e sistemática as operações das filiadas, o resultado dos trabalhos de auditorias e os planos de regularização de apontamentos.
5. É elaborada por proposta da Diretoria de Riscos e Controles do CCS submetida à Diretoria Executiva e à aprovação do Conselho de Administração do Sicoob Confederação. As cooperativas de crédito devem formalizar a adesão à presente Política no Conselho de Administração e aprovar em Assembleia Geral, conforme dispõe a Resolução CMN nº 4.595, de 28/8/2017.
6. É revisada anualmente, por proposta da Superintendência de Controles do CCS, responsável pelo monitoramento de controles internos, ou a qualquer tempo, em decorrência de fatos relevantes.
7. Na revisão desta Política são levados em consideração os resultados dos testes das auditorias interna e externa e as normas vigentes aplicáveis.
8. São considerados componentes do sistema de controles internos:
a) ambiente de controle;
b) avaliação de riscos;
c) controles e conformidade (compliance);
d) informações e comunicação;
e) monitoramento;
f) deficiências identificadas.
9. Controles Internos: processos e práticas pelos quais se objetiva assegurar que as ações planejadas e aprovadas sejam executadas adequadamente, visando a salvaguarda dos ativos, a confiabilidade das informações gerenciais e dos registros financeiros, a promoção da eficiência operacional, a aderência às políticas da organização e a correta segregação de funções para evitar o conflito de interesses.
10. Conformidade (Compliance): objetiva assegurar que a instituição esteja em conformidade com as leis e os regulamentos internos e externos, minimizando o risco de sanções legais ou regulatórias, de perdas financeiras ou de impactos à imagem e à reputação. Os riscos de conformidade identificados devem ser gerenciados de forma integrada com os demais riscos incorridos pela instituição, nos termos da regulamentação específica.
11. É responsabilidade do Conselho de Administração (de cada entidade) assegurar:
a) a adequada gestão desta Política na entidade;
b) a comunicação desta Política a todos os empregados e prestadores de serviços terceirizados relevantes;
c) a disseminação de padrões de integridade e a conduta ética como parte da cultura da entidade;
d) que medidas corretivas sejam adotadas quando falhas forem identificadas.
12. O Conselho de Administração pode acionar diretamente a área de controles internos para a realização de trabalhos específicos.
13. São responsabilidades da Diretoria de Riscos e Controles do CCS:
a) coordenar a discussão e propor, com fundamento nas normas aplicáveis, o manual operacional derivado desta Política, bem como suas revisões subsequentes;
b) verificar sistemicamente o cumprimento desta Política e do manual derivado;
c) coordenar e orientar a implementação da estrutura de controles internos;
d) manter os integrantes da Diretoria Executiva e do Conselho de Administração do Sicoob Confederação informados sobre o resultado dos trabalhos de sua responsabilidade;
e) manter a estrutura funcional de monitoramento do sistema de controles internos suficiente em relação ao porte e à complexidade das operações;
f) coordenar o programa de treinamento com ênfase no estabelecimento de cultura que demonstre a importância da manutenção de um adequado ambiente de controles internos, objetivando a capacitação dos profissionais.
14. São responsabilidades dos diretores responsáveis pela função de controles internos nas entidades do Sicoob:
a) cumprir e supervisionar o cumprimento desta Política, das normas externas e dos demais instrumentos internos de regulação formulados para a implantação e execução do sistema de controles internos;
b) disseminar e manter a cultura de controles internos como parte integrante do sistema de valores do Sicoob;
c) disseminar a importância do controle interno e das normas de integridade, conduta e ética como parte da cultura da entidade;
d) assegurar a independência e autonomia da estrutura responsável pelo monitoramento de controles internos nas entidades;
e) manter a estrutura funcional de monitoramento do sistema de controles internos suficiente em relação ao porte e à complexidade das operações.
15. Constitui diretriz específica das cooperativas centrais manter estrutura de monitoramento do sistema de controles internos das cooperativas singulares filiadas suficiente em relação ao porte perfil de risco, ao modelo de negócio e à
complexidade das operações do sistema local.
16. A cooperativa central é responsável pela supervisão das cooperativas singulares filiadas, enquanto o CCS responsabiliza-se pela supervisão das cooperativas centrais.
17. O sistema local poderá, a seu critério, estabelecer monitoramento de controles internos centralizados na respectiva cooperativa central ou no conjunto de cooperativas singulares.
18. Os integrantes do componente organizacional de controles internos e conformidade não podem pertencer às áreas administrativa, de auditoria, operacional, financeira ou a quaisquer áreas de negócios da entidade.
19. A centralização das atividades de monitoramento direto e indireto de controles internos das cooperativas singulares na cooperativa central, realizada a critério de cada sistema local, não exime a cooperativa singular da necessidade de adotar controles internos consistentes com a natureza, conformidade, complexidade e com o risco das operações.
20. Os responsáveis pelo processo de monitoramento do sistema de controles internos deverão ter livre acesso às informações necessárias para o exercício de suas atribuições.
21. Complementam esta Política e a ela se subordinam todas as normas e os procedimentos operacionais que regulam o monitoramento do sistema de controles internos e conformidade, no âmbito das entidades do Sicoob